哈佛管理技能培训教程 全集-第237部分
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主席在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：
（1）按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
（2）每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主席可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这即是说，假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则主席可以故意让某些人迟到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场），也可以故意让某些人早退（即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场）。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将不免受到干扰。因此，主席只能有限度地容许迟到或早退。
有些主管在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议是注定不具实效的。为了改变这种不良的习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。
为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应随会议通知事先发给与会者。
虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。
但书面的议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。
拟定议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是，人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持。提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议：
（1）对将要讨论的问题要求及早思考。
①对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的？
②哪些是显而易见的危险？
③所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么？
（2）如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。
（3）提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。
会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议：
（4）可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。
（5）假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。
（6）设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。
（7）不把某些特殊的（有势力的）管理人员的“心爱项目”列入议程。
（8）提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。
（9）在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。
（10）对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。
（11）要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。
（12）假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。
（13）假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。
会议通知的派发
很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。
一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：
（1）开会的时间（包括日期及起止时间）。
（2）开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。
（3）会议的目标。
（4）与会者须事先准备的事项。
（5）其他与会者的姓名。
一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人物看待！
会场的布置
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：
（1）应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。
（2）如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。
（3）准备视听器材。黑板（白板）、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。
（4）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。
（5）当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。
不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纰漏，则一定会出纰漏，而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此，在开会前的半个小时至一个小时，你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好：
（1）座位是否按原定计划编排？
（2）视听器材是否准备妥当？如果用幻灯机或投影机，则其焦距是否已事先调整妥当？如用放映机，则其焦距、音量等是否已调妥？如用麦克风，其声音效果是否事先已调好？幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡？你自己或是在场的助手是否懂得对视听器材作简单的维修工作？（3）会议有关的资料是否齐全？这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、
铅等等。
（4）必要的时候，再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下，开会前的提醒功夫，颇能产生实效。
许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。
桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议的目的：
拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位布置可采用下述两种形式：
（1）剧场式。选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期望观众集中注意力超过两个半小时，
包括中间休息半小时。
（2）教室式。如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板的椅子或布置成排桌子。两个人一张2米的桌子才适于工作以及安放玻璃杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。（记住要使吸烟者与不吸烟者分开来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走动。
解决问题的会或培训会：这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持人或任何展示。这种会往往要求“共同负担”领导，座位的安排要便于鼓励个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个二十五人的讨论小组，但多数权威人士同意七至十二人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为舒适。座位布置建议如下三种方式：
（1）圆桌式——如每个小组限于八人以下，而且无需使用黑板或其它展示品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。
（2）马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张以上的桌子排成U字形，主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。
对于一个十二人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。
（3）V字形式——这比U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不能彼此看得很清楚。
讨论会：参加者如彼此认识，讨论会的效果就会更好些。如果参加者彼此陌生，则主持人和参加者都可用易于看见的名牌。
如果你的方案要求分别开几次会或分别有几个讨论小组，就让每次会议的主持人或发言人书面提出其特殊要求。负责物质安排的人就可以汇制核对清单，详细列明每次会议需要的家具和设备，并提供给每个发言人一份以便核实。这个清单在房间备妥后，还可以仔细检查。
会议座位的安排
一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是，当他们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在教室内，他们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外！在会议室内，他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带！
何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢？理由大概有二：第一、参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要，他们至多只是把会议当作日常工作的一部分看待；第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全，也较为舒服。这是严重的错误！在前文中我们已说过，会议是说服他人接受你的意见的一种场合，也是令你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的几个原则，可供你参考采行：
（1）切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别是令主席——看得见你的地方，因为能令人看得见才能引人注意，能引入注意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端，或坐在接近主席的左右两边，以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主席坐在长方形一边的中央，则你应选择双翼末端的位置，因为在这样的位置你可以通过桌面与主席交谈，而不必通过其他与会者的头部与主席交谈。倘若会议桌是方形的或圆形的，则你应坐在面对主席的位置。
（2）平常多观察主席在会议中的举动。假如主席有咨询邻座者意见的习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主席的影响力。
（3）在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主席之间的位置，则对你是极端不利的，因为主席如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来主席与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断，二来，你在顶头上司发言之后再为他作补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。
（4）倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则不要坐在该等器材之后，以免令自己的位置被贬低到该等器材之下。
（5）倘若你想在会场中选择有利的位置，则切记：不能迟到！
（6）不论你如何选择有利的位置，有一点你必须随时留心：那就是千万别坐在主席的位置上！
设备准备
视听器材
每个会议都应有效果。如果列入引起视觉和听觉兴趣的东西，成
