哈佛管理技能培训教程 全集-第239部分
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3补救
（1）倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主席应鼓动其兴趣。
（2）倘若与会者因怯场而拒绝参与，则主席应设法排除该种心理障碍。
（3）倘若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空；因为：
①分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
②各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见无论是好还是坏，是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的意见。
与会者情绪变化
1原因
（1）会议逾时。
（2）与会者有其它事要办。
（3）会议不具实效。
2预防
定立会议的结束时间，并准时结束。
（2）如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。
（3）选择符合与会者希望的会议时间。
（4）令会议具有实效。
3补救
（1）结束会议并安排续会的时间。
（2）休息。
（3）以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重鼓与会者的兴趣。
少数人垄断会议
1原因
（1）多数人并不积极参与。
少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
少数人好求表现。
2预防
（1）开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
（2）如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
（3）报名发问。
（4）要求轮流发言。
3补救
（1）巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好？”
（2）指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
（3）故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主席仍想听取他的意见。
主席自己离题
1原因
（1）资料准备不充分。
（2）与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
2预防
（1）主席本身应充分地准备资料。
（2）主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
3补救
（1）主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
（2）主席一发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。
第五章 哈佛经理会议处理方案
对一般人来说，参与会议的机会往往要比主持会议的机会为多，因此不能无视参与会议的要领。尽管可以从前文所介绍的各种主持会议的技巧之中，隐隐约约地看出参与会议的诀窍，但仍想借以下的篇幅，将参与会议的人所必须特别留心的要领，作简略的说明。
建立正确心态
我们必须特别强调的是：在任何一个机构内，绝大多数重要的决策都是在会议中制定的。有了这种认识，我们再不能对会议掉以轻心，而应视之为有助于个人事业发展的一种手段。事实上，会议是说服别人接受你的意见的一种场合，也是令你获取成就的一个途径。
懂得借会议获取成就的人，并不见得比别人更聪明，或拥有比别人更多的内幕消息，甚或比别人更受有权势的人所钟爱，而是因为他比别人更善于掌握参与会议的技巧。但是，参与会议的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人，应以下一次所将参与的会议作为起步点。你要下定决心，让下一次会议的成果，与你过去所参与的会议成果有所不同。你更要下定决心，在你未来所即将参与的各个会议里，你的表现要一次比一次更加理想。西德前总理艾德诺曾说：“我坚持今天的我要比昨天的我更加聪慧。”这一句话似可当作有志培养参与会议技巧的人的座右铭。
二、回避失效会议
有两类会议是注定非失败不可的：第一，时机未成熟的会议；第二，与会人选择不当的会议。现分别举例说明如下：
（1）时机未成熟的会议。假如某次会议旨在探讨公司要不要推出一种含润肤效果的新产品。倘若研究发展部门对该产品润肤效果的试验仍未获取具体结果，市场调查部门对消费者试用后的反应仍然未有定论，则在这种情况下探讨要不要推出新产品，显然是言之过早。与会者一旦要在会议中对这个问题作出决策，姑且不论该决策是赞成还是反对推出新产品，他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。
（2）与会人选择不当的会议。不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见，这对达成会议目标不但无益，反而有害。例如在讨论运费成本的会议中，倘若运输单位的负责人不在场，则此种会议注定是徒劳无功的。
对付上述两类会议的最佳途径，便是避免置身其间。可能的话，找个借口不参加。倘若你无法不参加这些会议，则设法令会议延期召开。一旦你置身于上述的会议中，可以肯定的是，你本身将不会是一个赢家。
有准备地赴会
为了令你在每一场会议中取得最大的成就，在走进会议室之前，你对以下几个问题，都必须拥有周全的答案：
（1）谁召集这次会议？为了研讨会议的重要性，首先要问会议的召集人是谁。显而易见地，总经理所召集的会议，要比科长所召集的会议更加重要。其次我们要问：召集会议者是自发地召集会议？还是被动地为他人召集会议？前者的重要性往往要比后者更大。
（2）为何召集这次会议？你若不搞清楚会议的真正目的而贸贸然然走进会议室，你将很容易受创。因此，在与会前你应先澄清：这次会议是否为了那些悬而未决的老问题而召开？是否为了摆脱棘手的问题而召开？还是因为某些人想迫使当局下决心作决策而召开？
借用名家之言
在会议场合中，千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上，可供你借重的外力，经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人！例如在开会中，有人强烈地反对你刊登广告的提议，因为这个人认为多数的广告支出都是平白的浪费。此时，你可立刻征召广告大亨约翰·华纳梅克来支持你：
“你的这个见解很对！但是我想提醒你，广告大亨约翰·华纳梅克曾说：‘百分之九十以上的广告支出都是平白的浪费，不过广告的真正效果却来自那不及百分之十的广告支出上！’
因此，我们应该从效益的观点来衡量广告，而不宜老是从成本的角度去评估广告的得失！”
再如在会议中，你为了强调公司应调整工资，以恢复日渐废弛的纪律并提升士气，你可征召管仲到你身边：
“这一年来，员工士气的低沉与纪律的废驰，是有目共睹的。我认为真正的原因在于：工资调整的幅度远低于通货膨胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销，则提升士气或维护纪律都将成为空谈！管仲不是说过‘衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”
借重名家之言有两个好处：第一、名家的知名度高，而且广受景仰，因此他们的话语将格外受尊重；第二、名家的话语大概是一般人所熟悉的，因此容易引发人们的共鸣。
但是借重名家的话语时，你应特别留意：①只引用有利于你的论点，不要解释这些论点的背景，以免受到质疑或非难。②最好只借重已经辞世的名家之言，这样才万无一失。（因为死无对证！）
只要你平时多搜集一些名人言行录，并在开会前事先选定足以支持你的论点的名言，则你的说服力将大大提升，因为孔子、韩非子、孙子、彼得、杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛……等人随时会应你的征召而出现在你左右。
借鉴以往经验
所谓先例，即指同类事物在过去的处理方式。妥善利用先例可令你的主张无往不利，因为别人很难驳倒你那获取事实支持的主张。例如有人反对你所提出的聘用已婚女性的主张，你铿锵有力的答复是：“已婚的女性并不见得就不好。两年前退休的王太太与廖太太的优越表现，相信大家仍然印象深刻！”运用先例来支持自己的论点，等于要求反对你的论点的人答复这样的一个难题：“过去行得通的事，为什么现在行不通？”这一个问题是很难答复的。
作好会前疏通
任何外来的新观念的引进，最容易引起人们——特别是利害攸关的人们的抗拒。例如当你提议将公司的广告媒体由报纸改为电视，以便增进广告的效益时，负责广告的单位却举出许许多多的理由来反对你。又如鉴于国外若干厂商因采用某种产品的新配方而获益，你遂提议引进该新配方，但是研究发展部门的人却提出一些似是而非的理由来反对你。类似这样的情况在会议中层出不穷，原因是：你的提议威胁到另一部门或另一些人的安全感。试想：当广告媒体果真值得由目前的报纸改为电视，或是产品的新配方果真值得被接纳，则负责广告与研究发展的部门，显然有被于现状或工作不力的地方。基于此，为维护自身的形象，这些部门势将竭尽所能地反对你的意见。
在上述的抗拒之下，你的任何方式的辩解或当面还击，均不足以产生良好的效果。你应在会议之前，先与这些可能反对你的意见的人进行疏通，以便安排一些足以维护他们的颜面的措施，甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候，你也可以让他们用他们自己的名义提出你的观念。尽管这样做，等于拱手将自己的观念送给别人，但是假如你志在令你的观点被采纳，这样做又何妨！？
不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可令我们的品牌更广泛地为消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位先生知道得比我更加清楚……。”
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小……。”
谋求沟通方法
在会议场合内，有不少满腹经验的人因表达不得其法，致使其意见无从表达，更不用说被重视或采纳！在大多数人皆不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你的意见，则它被听取的机会必然加大：
以精简而肯定的措辞说出你的意见。
（2）提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
（3）重复述说你的意见。
以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见（2）证明（3）意见的复述。
举例说明：
“我确信产品A可以大量推出。”（1）
“因为头两个月的试销情况较预期高出25％，“而且多数的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品A可以大量推出。”（3）
会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪容、姿态、手势、眼神、面部表情等。仍然扮演相当重要的角色。现将值得特别留意者简述如下：
（1）仪容要整洁。蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
（2）准时或提早抵达会场。时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间……等等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
（3）避免穿着奇装异服。服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见，你的穿戴应尽量趋于保守。
（4）留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这样，你才能在松驰状态下维持警觉性。
（5）两眼正视。跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人，因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
（6）借手势或物品引起注意并强调自身的观点。以手势配合说话的内容，可以令听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
重视活用数据
我们生活在数字的世界里，我们每天所见、所闻与所思的一切，几乎没有不涉及数字的。基于此，我们对数字或多或少均产生麻木或厌烦的感觉。其实，这样的感觉是很自然的，因为数字只是代表事实的一种符号，而非事实本身。在会议中运用数字时，希望你能留意下面两个要领：
（1）除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但令听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关心的只是冷漠的数字。
（2）要设法为枯燥的数字注入生命，这即是说，要让数字所代表的事实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切，也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2）种陈述方式则其影响力将显著加大：
（1）“假如各位接纳我的提�
