茅侃侃侃职场-第5部分
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公司的领导实际上更多地关注员工通过总结对自己有没有一个清晰的认识，是不是了解公司这一年都发生了什么，员工在公司的这个大环境下，大发展之下，是不是做到了自己该做的，是不是还可以做得更好。
上文说日志管理主要是靠自觉，主要是自己工作用的，但是日志管理的内容也可以写进周报，这样你公司的领导和同事就知道你这周做了什么事情。
举个例子，如果你是销售员，你在你日志管理上，记录开拓客户的数量和追踪客户的情况，比如你一天打20个电话，一周拜访5次以上的客户。这些是你日志管理的主要内容，也可以将它们体现在周报里。
像周报这种工作总结性质的文件，记录工作时最好量化，量化你的工作任务，量化你的工作目标等，而不是很主观地写这周大概的工作内容，比如，只说这周我进步了，变得更优秀了，但怎么进步了呢？为什么说你进步了呢，你到底完成了什么工作任务。所以，周报之类的工作总结应该基于平时的日志管理写一些实际具体的内容。下一章我还会重点讲述量化的重要性。
假设将来有一天你跳槽到新的用人单位，你要跟人说你很牛时，也要拿出凭证跟数据，这时你就可以借助你工作以来的工作记录，一五一十地跟人说清楚，我做过什么，为什么做得好，为什么我会这么牛。要不然人凭什么相信你？
公司认可员工的价值也要通过他的工作记录和报告。我经常遇到这样的员工，他说他要离职了，我问他：“你为什么离职？”他说：“薪水低，想要更高的薪水。”我跟他聊，我说：“我为什么要给你更高的薪水？”他说：“为什么不能涨薪水，我辛苦工作了这么久？”我说：“你辛苦那么久，你都干什么了，如果你觉得干的活比你应该干的多，你就告诉我。”我让他说，他却说不清楚。这就是因为他平时没有做总结的习惯，所以他跟我谈工资的事情都没有凭证。如果他真的做的活比他应做的多，并跟我讲清楚，我一定会给他涨薪水的。
我在这里提醒大家在做好记录的同时，也一定要保管好自己的这些记录和报告，千万别乱发，也不要乱放，要保存好。因为你记录的内容可能会牵涉到企业秘密，如果乱放或乱发，或者是将不该共享的材料共享，就有可能给自己或公司带来不必要的麻烦。所以，自我管理日志、周报、月报、季报及年度总结一定要做好，但同时也要做好存放工作。
希望大家能够通过这节的内容受到一定的启发，让自己有更多的成长空间，也希望大家，能通过总结、报告和老板、同事有更多的互动和沟通。这样才能更好地和企业一起成长。
STORY 3 万恶的报告——跟“八股文”学写报告
你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容。如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。
写报告是职场白领的一项必须完成的工作，也是让他们最头疼工作，上节提到的周报、月报和年终总结等属于报告的范畴，不仅如此，项目开始要写的项目计划，项目收尾要写¨贼吧Ｚei８。ＣＯＭ电子书 贼吧ＺＥi８。ＣＯm电子书 贼吧Ｚei８。ＣＯＭ电子书 贼吧Ｚei８。ＣＯＭ电子书¨的评估报告等等都属于报告的范畴。总而言之，你在写字楼里遇到一些人问：你在忙什么呢？十有八九得到的回答是写报告呢。通过上节我们已经了解到了写报告的必要性，这一节我就说一下万恶的报告怎么写。
报告按字数的多少，可以分为大型报告、中型报告和小型报告。小型报告是我们最常接触到的，通过邮件或短信等载体，简明扼要地把信息反馈给领导就是小型报告。小型报告是最简单的，只要在报告中表达清楚时间、地点、人物、事件就可以了。
中型报告跟小型报告不同的是，中型报告里会将事件发生的大概过程讲清楚，而大型报告，就要就所报告的事情进行详细分析，包括事件背景、起源、现状以及未来可能面临的问题等等。
报告除了可以按字数分类，还可以按照报告的性质分类。工作中最常接触到的报告是工作总结性的报告，例如每完成一个项目，向上级做汇报，这就是项目性质的报告。报告还可以通过时间的阶段性，将它分为月报、季报、年报等。不管是什么类型的报告，其实就是一种告知的形式。
报告和计划是相对的。大部分企业都会在年初的时候要求员工做个年度计划，也就是一整年的计划，每个人在计划里面设定好这一年预期要达到的目标，之后的工作就要按照计划来执行，年初写了计划，年底的报告实际上就是按照计划来写，有了计划，有了设定的目标，写报告就是要写这些计划完成了没有。
在外企公司，年度计划是很重要的，只有有了计划，才有后面的报告，有效的工作就是所有的计划被很好地完成，并精确地呈现在报告里。但是，在国内的很多企业中，年度计划这项工作还没有开展起来。好的报告的主要内容应该包括：你年初的计划是什么；为了实现计划，你要做哪些事情；哪些事情你做到了，哪些没做到，没做到的原因是什么。
相信大家在写报告时，也像很多在校学生写论文一样，习惯用两样东西：一样是搜索引擎，一样是键盘上的Ctrl＋C、Ctrl＋V，我想着是对那句老话的验证：“天下文章一大抄，看你会抄不会抄。”好的东西，好的知识，好的思想，我认为可以借鉴，但是我希望大家在借鉴时，不要只是机械地毫无任何技术含量地复制粘贴，而要学人家的文章是怎么写的，要学习它的结构、它的逻辑、它的模式。
从小学历史课本上，我们就知道什么叫“八股文”，历史书都是批判八股文的，说八股文禁锢了人们思想，但是根据我写报告的经验，我觉得八股文也不是一无是处。八股文教会我好的文章都具备相似的素质，有好的结构和思想，只要我们认真揣摩好文章，就能掌握作者是怎么构建文章框架的，怎么系统地将思想完美呈现的。
报告是一种有固定形式和固定结果的文体，所以写报告时可以借鉴写八股文的方法，多研究好的报告的写法，自己终究能写出好的报告的。报告最常见的结构是总分总。开局先一个总述，然后分段落叙说，最后再一个总述。还有一种结构是三段式：提出问题、分析问题、解决问题。
这两种模式，不仅对于报告，对于任何文章都有借鉴的意义，简直可以说是放之四海皆适合。
你写报告时采用这两种模式，单独使用或交叉选用，写出来的东西结构就会更严谨。当然你如果期待你的文章是天马行空的风格，这两种模式可能不适合你。但是，商务中的报告，讲求的是精准和效率，而不是有灵性有个性。商务应用公文需要具有清晰性、持续性和稳定性。
汉语是我们的母语，我们从会说话就开始使用它，但是我发现用中文写的报告不如用英文写的报告严谨。英文是一种逻辑性更强的语言，使用它讲述的事情，逻辑思维性会更强，而中文自由性更强，修饰词语更多，会使文章不太简明扼要。如果你不相信，将一段说明性文章翻译成英文，再根据英文的意思，将其翻译成中文，这个过程中，你就可以发现英文表达更加简明扼要。多进行英汉互译，可使自己写文章更加简洁明了。
还有一个很好的方法，可以帮助你写出更简明扼要的文章，就是当你写下一个句子时，你问你自己，我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的，然后一个一个地去掉非关键词。
讲到简明扼要地写文章，我要推荐一本书，名叫《麦肯锡方法》，这本书是关于怎么写商业报告和商业计划书的。里面有一个经典的阐述：你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容，如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。这些观点之间是相互独立的，为了使文章更为简化，你要看一下这些观点是不是可以再合并。人的大脑处理信息的能力是有限的，所以，报告中的观点最好压缩在三个以内，这样更便于读者理解和记忆。否则，看了你报告的人就可能看了后面忘了前面。
总之，写报告结构要清晰，思路要明确，语言要精练。但是，可能你最初开始写并不能达到这些要求，但关键是写报告时要有这个意识，慢慢锻炼，就能写出结构严谨的报告。
PPT，全称PowerPoint，是商业报告呈现的一种很好的方式。PPT是一个很有用的工具，大家在走向工作岗位之前，一定要学会使用PPT。当你写一篇很长的汇报给老板时，我建议你使用PPT起草这个文件，因为PPT是以张为单位的，它可以使你在最短的时间内，把你想要表达的要点提炼成一个目录，然后根据目录扩充文章。
PPT刚流行的时候，大家可能只是将它视为以张为单位的Word，制作每张PPT大多数人只是使用文字，渐渐地大家开始在PPT里加入图片，使图片和文字很好地结合在一起。用图片说明文字，会使你的阅读对象更快地了解你的报告。
在我的职业生涯中，我有一段不短的时间一直在和PPT打交道。每个人制作的PPT其实都算一个他的作品，大多作品都带着制作者的风格，制作者的逻辑、制作者的思想、制作者的语言都会在PPT中得以呈现。我做的PPT也会带有我自己的风格。
无论你的PPT是什么风格，它都必须具备内在统一性，不仅是风格，还包括字体大小等格式方面的东西，每张都要使用一个统一的模板。不管你的模板是借鉴了别人的，还是自创的，内容的表达形式需要风格统一，比如每张的主标题都用统一大小的字，相同的排列位置。每张PPT使用相同的模板，可以大大提高你制作PPT的效率。
在制作PPT时，要尽量将内容简化，并且最好能在文件的最前面加一个目录索引，这样方便阅读者很快地了解PPT的内容。并且，根据我的经验，当你制作为客户展示的PPT时，最好不要将所讲的内容一字不落地写进PPT，最重要的还是你讲述的内容。并且，如果在PPT里放更多的字，字号必然缩小，一旦小于英文的18号，中文字体的锯齿会相当地严重，PPT需要投放在墙上或者屏幕上，如果字体大于18号，系统会使字体看起来美观得多。
尽量简化PPT的内容不只使它在视觉上更美观，也更方便别人清楚理解你所阐述的内容。通常我放在屏幕上给客户看的内容看起来都很简练，可能只有两三句话，但这不意味着我跟客户只讲三句话，讲的时候我会详细讲解三句话涵盖的每一个细节，而不是照着读那三句话，从这个意义上讲，PPT更像是一个提纲，是我用来提醒客户，接下来要讲的内容。你要把你要讲解内容的核心放在上面，而不是把所有你要传达的东西都放进去，当你试图那么做的时候，你也就失去了重心。
有一次，我陪朋友去参加一个房地产项目的提案，他准备得极其充分，PPT做了一百多页。开发商的老板落座后，他把打印好的厚厚一沓文字版PPT给老板，然后就开始一页一页地往下讲，大概进行了15分钟后，那个老板已经看完了这一百多页。然后，他打断了我朋友，从一百多页中抽出了三页，他说：“你只把第27、38、57页的内容重新给我讲一遍，剩下的就不用讲了。”对那个老板来说，最重要的就是那三张。他来的目的不是要从头听到尾，他只要听到关键点就够了。
所以，如果大家在跟客户开会的时候，需要做PPT的展示，我建议你在开始之前，先告诉大家，今天你讲的主要内容，需要探讨的是哪些问题。你甚至可以问问客户，他感兴趣的是哪部分，哪些是不感兴趣的，所以，客户不感兴趣的部分可以很快跳过，甚至不讲。与其在演讲的过程中被打断，莫不如我们在最开始就征询一下客户的意见。并且，中途被打断是一件很受到打击的事情，觉得辛辛苦苦做了这么久，结果还不被认可。
有很多人喜欢在讲解PPT前把它打印成文字稿件，在开会前发到每个人的手里；有些人不喜欢这种做法，他们想使听众跟着他们的话走，而不是让客户被稿件牵着走，这两种方式都无可厚非，全看个人需要。
在进行PPT展示的时候，时间的控制是相当必要的，如果是在很重要的会议进行PPT展示，建议在正式开始之前，做一个排练，记录一下大概需要的时间。PPT有供记录时间的功能。如果不习惯用PPT计时还可以自己戴表掐算，相比于用PPT计时自己掐表的好处是，它可以让你灵活控制你发言的速度，如果你发现时间不够了，就先说重要的，不重要的跳过；如果时间还很充裕，就慢慢说。
我认识一个毕业于牛津文学系的老板，他演讲特别好，关于演讲他有一个习惯我非常欣赏。每次做演讲以前，他都把要演讲的内容誊写下来，但演讲的时候并不照着读，也不看。他这样做主要是为了梳理自己的思维，思考应该如何去陈述自己的观点，捋清自己的逻辑，还会思考一下，哪一个环节是可以开玩笑的。
我建议职场新人，如果第二天要在报告会上做报告，前一个晚上一定要把准备工作做好。但是，事先准备的稿子尽量不要看，你要让大家觉得你很有自信，非常专业，而不是干巴巴地照本宣科。你想，如果你拿着稿子在那儿读，你自己都不感兴趣听，你都不知道你念的是什么，你指望谁能感兴趣？
跟PPT文档相比，其他商业文档一般要求格式规范，比如有些文档需要加页眉页脚，以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件，也便于自己管理；在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头，这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件；同时我建议大家在文档类的文书前
