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第5部分

让老板爱死你-第5部分

小说: 让老板爱死你 字数: 每页4000字

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    绝对要避免的事1。不知道,这不是本部门处理的(完全不负责任的做法)2。态度强硬(即使是对方错)3。态度傲慢或不予理会4。表现出不耐烦5。要对方另去电某处 
    小叮咛:当然一定要全盘了解问题所在,否则若是鸡同鸭讲就更糟了! 


第七章 两性互动:发挥两性特质共创职场双赢
第22节 发挥性别特质的极致
    无论男女,别一味地要求改变对方。了解自己的特质,并将它发挥到极致,我想这才是真的平等吧! 
    职场上女性真的可以与男性以相同的条件一较长短?知名两性专家也是畅销书《男女大不同》的作者约翰?葛瑞博士(Dr。John Grey)曾经提醒大家,别自以为是地认为:异性跟自己一样。他还大胆提出了“男人来自火星,女人来自金星”的论点,说明两性之间的差异,并非三言两语可以道尽。 
    大多数的女性,比男性具备更细腻的心思,感性且重视人与人之间的和谐关系。这样的人善于察言观色,在担任助理时往往可以给上司更多贴心的协助。例如: 
    ●照顾上司办公室盆栽时看不到一片枯叶。 
    ●在会谈桌上摆一点糖果,让前来开会的人能带着甜甜的笑容离开。 
    ●趁主管开会时,用胶带小心粘起挂在衣架上西装外套上的落尘。 
    ●随时注意晶亮玻璃桌上,不留任何指纹。 
    ●老板的开运水晶,每天小心擦拭,并确认放在他的开运方位。 
    ●按时提醒用药,甚至必要时协助量测血压血糖等。 
    这些林林总总细微又不起眼的工作,女性同仁做起来往往格外得心应手。殊不知这些体贴的工作,总会让上司有一种无后顾之忧的安全感,让他们可以全力冲刺公司所赋予的任务。 
    当然,女性可能被批评过于情绪化、容易公私不分、妇人之仁、视野不够宽广、斤斤计较等消极的特质。但人本来就各具天性,无论男女,别一味地要求改变对方。了解自己的特质,并将它发挥到极致,我想这才是真的平等吧! 
    小秘密:曾经有一位主管,在我担任他秘书不久后对我说:“看到办公室变得这么整齐,最近进办公室做起事来效率特别高!”之后待在公司的时间就更长了呢! 
    现在要做的事: 
    检视与上司间的默契 
    上司的工作习惯 
    我可以做的事 
    常常找不到东西 
    分门别类归档。 
    名片一大堆找时间分类并key in到电脑里便于搜寻。 
    时常开会开会前备妥前一次会议记录,并为本次会议摘录相关资料。 
    交际广泛准备电话簿,于上司电脑/桌上/车上及自己身上,以备下班时上司随时来电查询。 
    一天中有多场会议每日下班前先口头报告,隔日一上班再提醒一次,并询问有否需要其他相关资料。 
    有企划相关的业务协助资料搜集、剪报等,供上司随时充电以备不时之需。 
    小叮咛:多观察就会发现,可以做的事比想像中多得多了! 


第七章 两性互动:发挥两性特质共创职场双赢
第23节 保护自己也顾及上司
    保护自己也顾及上司的好名声,这样的部属才酷! 
    在我担任的“秘书实务课程”中,最常被问到的问题:“老师!您有没有碰过职场性骚扰?” 
    好像女秘书一碰到男上司,外界就会以“特别”(我不愿意用“有色”两字)的眼光来看待。 
    老实说,十分幸运地,多年工作中倒真是没碰过一桩类似的麻烦事呢!我可绝非是那种只具内在美,出门很安全的欧巴桑!不过根据过去的经验,我发现会发生的人总会常常发生,而免疫的人就总是可以全身而退。原因不外乎是在合作中多一份谨慎自守: 
    1。如非机密所需,与上司单独谈话,尽量不要关门。 
    2。行为举止要得宜,与上司谈话要有尊卑之分,以免引人遐想。 
    3。与上司出差在外,若有任何需要讨论的事,应选择以电话或大厅等公共场所,避免在任何一方的房间。 
    4。出差时详细记录每一项细节,洋洋洒洒的出差报告,也是一项工作认真的明证。 
    5。若因需要协助上司的家庭事务,如接送小孩、购置家具、安排家庭旅游等,应与其配偶保持良好关系,并经常互动。 
    6。避免与同事谈论到上司在工作以外的生活习惯(基本上,除非是上司交办事项,否则根本无须与同事谈起有关上司的所有事情)。 
    多年来,屡屡与主管出差在外,我都掌握分寸,并巧妙为主管安排行程和时间,在前一日提醒同行者次日行程及应注意事项,并备妥文件资料。 
    现在,即使是一般旅游,我也自愿每日早晨负责Morning Call(以防饭店出差错)。如此就能在大家还睡眼惺忪之际,一个人穿戴整齐,优雅地在饭店享用美味的早餐了,不能不说是与男主管出差同行的磨炼与收获。 
    小秘密:保护自己也顾及上司的好名声,这样的部属才酷! 
    现在要做的事:了解男女大不同 
    项目异同处背景不同男人来自火星;女人来自金星。 
    处事态度不同男人理性而直接;女人感性而间接。 
    情绪发泄不同男人喜独自思考;女人喜与人分享心情。 
    特质不同男人粗犷豪迈;女人细致温柔。 
    体能不同男人爆发力强;女人持久度高。 
    重视不同男人重视结果;女人注意过程。 
    小叮咛:认真发觉彼此差异,才能掌握两性共事的原则。 


第七章 两性互动:发挥两性特质共创职场双赢
第24节 与女主管共舞
    期望比别人努力而获得平等的回馈,是一般女主管共同的心声。 
    诚如先前所说的,女性一般比男性来得纤细、敏感也更具有人情味。在以男性为主的职场结构里,女性主管的职业生涯总是要比男性更加卖力,才能得到主管的青睐与信任。因此在与女主管共事之际,也别忘了比协助男主管时多加一分细腻与支持。 
    要获得女主管的青睐,要先排除“女人是弱者”先入为主的同情心态。 
    毕竟,若非家族企业,女性要在职场中与男性一较高下,除了需拥有相当的学识经历外,还要克服先天在体能上的劣势及家庭对女性所赋予的较高期待。她们除了要像男性一样在工作中日理万机,对家庭的付出也不容忽视。这对一个在工作中有成就的女性而言,承受着双重压力。 
    她们也背负着与男性主管不同的社会成见,如: 
    ●男人愤怒是适当发泄;女人大声叫是泼妇骂街。 
    ●男人提早下班回家接小孩叫做新好男人;女人提早回家则是公私不分。 
    ●男人落泪是感性;女人掉泪是煽情。 
    ●丈夫薪水高过妻子是正常;妻子薪水多过丈夫则非一般。 
    ●男人职位高于女性是合理;女性职位高于男性叫强人。 
    ●男人能干叫优秀;女人能干叫厉害。 
    ●男人追根究底是负责;女人追根究底是心眼小。 
    ●男人拼命是上进;女人拼命是不幸。 
    ●男人工作叫事业;女人工作是副业。 
    面对社会给予男女这么多不一样的看法,女性比男性多一分小心谨慎,也是理所当然。 
    期望比别人努力而获得平等的回馈,是一般女主管共同的心声。唯有了解女性,待她们如同她们所期望的,才能在职场中和平且愉快地共处。 
    小秘密:你的女上司性情敏感吗?没关系,她们是对人不对事!不但要让她了解你对工作的投入,更要让她信任并喜欢你。那么你的工作就无往不利了! 


第八章 管理实例:实用管理小妙方
第25节 为新任主管做些什么
    他将公司当作自己的企业来经营,建立新团队最有效率的运作模式,成功的在极短的时间内,为企业把脉,并对症下药。 
    长久担任高级主管秘书经验,我觉得:空降部队真的很难存活! 
    时常看见在企业中,空降的特别助理、经理甚或总经理,常常都是进来时英气勃勃,出去时个个像是泄了气的皮球。 
    相较于其他招募的新进员工,空降部队通常都是优秀又学有专精的,甚至是公司为了解决某些问题,或执行某一特写专案而高薪礼聘的专才。但耐人寻味的是,这些职场中的佼佼者,有时反而在企业中找不到立足之地。 
    还好这样的疑惑没有困扰我太久,那是在Gary来到公司以后! 
    原来在美国开公司的Gary,既是老板数十年的好友,又正逢想返回台湾地区发展,于是顺理成章地受聘为副总经理。刚抵国门就走马上任的他,也就成了名副其实的“空降部队”。对于公司这个两年内换了六七个主管的工作职位,我无法不抱着质疑的态度,心想:他到底可以撑多久? 
    一进公司的第一件事,Gary立刻召见各部门主管,听取同仁的意见,了解公司状况后从大处着眼、小处着手。不到两个星期的时间,他对公司各部门的主要干部、任务职责如数家珍。 
    甚至有些多年介于公司灰色地带的棘手问题,全都一一搬上台面,诚心诚意地与干部沟通并寻求解决。 
    同仁对这位新副总,一则以喜、一则以忧,喜的是有了沟通渠道,工作自然顺畅多了;忧的是压力倍增,大家无不战战兢兢坚守岗位。我暗想:希望他可以撑得久一点。 
    他的工作时间长,早上不到8点就到生产线上,与尚未开线的作业员闲话家常;晚上11点,他还在工程部门和主管讨论产品研发等技术问题。他设法了解并关心地面部队,在办公室很难找到他,因为走动式的管理,使他的身影时常出现在不同的部门。 
    他的作法十分创新而有效率,和他配合的人都受益匪浅;向他请教的人都想入宝山决不空手而回。他找适当的人做适当的事,使得被他指派的同仁,都觉得与有荣焉、倍加卖力。 
    总之,他将公司当作自己的企业来经营,建立新团队最有效率的运作模式,成功的在极短的时间内,为企业把脉,并对症下药。对这样一个好上司,我由衷地说:恭喜!登陆成功! 
    小秘密:当秘书的好处再添一桩,近距离地与高阶主管接触,学习如何在未来也能做个好主管! 
    现在要做的事: 
    我可以为新来的主管做什么 
    他可能遇到的问题 
    我可以帮忙的是公司文化 
    借着公文往来的机会,让他了解企业文化及相关制度。 
    业务瓶颈 
    提供过去的业绩报表及相关行销企划。 
    人事问题 
    提供近期内重要的人事升或惩处的公文(最忌道人长短)。 
    其他提供 
    相关的旧资料档案。 
    小叮咛:在协助新主管的同时,切记不要跨越公司营运主轴或分际,充分理解老板的想法,协助新主管在合理的规范下一展长才。 


第八章 管理实例:实用管理小妙方
第26节 为老企业注入新动力
    谁说老企业一定有甩不掉的包袱?只要老板有魄力,老干照样发新枝。 
    在许多传统产业中,有些人在企业不断壮大之时,并未同时提升自己的工作能力,以致老员工人人自危,深怕长江后浪推前浪,一代新人换旧人。于是手中紧捏着资源不放,对于企业整体营运绩效并无助益。 
    “不知道,这不关我的事!”仓管人员事不关己地说。一个早上听到3个“不知道”,对新进的我而言,自是气愤难当。只是为了处理一个客户要求的备品,在各单位互踢皮球的情形下,我竟陷入求助无门的窘境。 
    这是一家成立二十多年,拥有数百名员工的老字号电子公司。公司历经辉煌岁月,曾经拥有傲人的成绩。只是如今物换星移,公司冗员充斥。10年以上的“老”员工比比皆是,我们这种新来的菜鸟,会四处碰壁,自然不足为奇了。 
    面对着员工倚老卖老,只顾着僵化的表单制度,一点没有弹性通融的余地。美其名为各司其职,实际上划地自限,部门之间壁垒分明,完全没有所谓支援可言。新进人员常感适应不良,人员过于浮动的结果,不仅徒增成本,工作也不易衔接。 
    对于这样的情形,老板并非不知情,只是这些员工都是曾经筚路蓝缕、患难与共的昔日战友,所以只要不过分,也就睁只眼闭只眼算了。 
    身为最高决策者的幕僚,我可不能眼睁睁看着公司如此积弱不振。可是碍于年资,有些话虽不吐不快,但为避免陷入道人是非、打小报告之流,只能按兵不动等候时机。 
    利用看货验货之余,渐渐与厂务人员熟稔。赫然发现,原来这些员工,不过是想争取一点他们应得的尊重罢了! 
    发现这一线契机,在与老板一番恳谈后,针对目前的现象,配合坊间课程,拟定一套低成本高效率的员工教育训练方案:对于基层干部着重企业伦理的传输;中、高阶主管则重在承上启下的领导技巧。自此受训的同仁自觉受到重视,也感念公司在他们身上的投资,工作觉得卖力多了。 
    当然教育是百年大计,很难立即见效。但当企业成长而员工的能力未能等速成长时,将来不是企业衰落,就是人员自然淘汰。谁说老企业一定有甩不掉的包袱?只要老板有魄力,老干照样发新枝。 
    小秘密:经过1年的努力,整个作业顺畅许多。加上会计师辅导上台,各部门上紧发条,我也与有荣焉呢! 


第八章 管理实例:实用管理小妙方
第27节 做企业决策最佳守门员
    谁说朝令不可以夕改?只是需要通盘的眼光,为企业论断出问题所在。 
    刚进入一个公司,可能会对一些规定觉得莫名其妙。细细询问后才发现,即便是墨守成规的老员工,也不见得能说出个所以然来。虽然令人难以理解,却常是老企业所拥有的通病! 
    ●“出去吃饭前要记得打卡!”公司的识途老马如是说。原来数年前的某位经理,时常午休至下午两三点才回来,对此老板使出绝招,规定午休结束前打卡,以确定员工在上班时间前回到办公室。后来该位摸鱼主管离职了,其他同仁原本并没有午休晚归的,但一时的权宜之计,却

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