外企女秘书职场日记-第25部分
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小琳听着我学那几个女孩说话的腔调，早已笑得伏在桌子上挺不起腰来。
服务小姐过来又给我们斟茶，这茶格外的香，沁人心脾。
当我们的心灵很累的时候，也给她泡杯浓茶吧。
第四部分 十二月第52节 危险的错觉
十二月某日
中午吃饭的时候，小石说她来公司快半年了，总算知道公司是如何运行的了。
她说：“一个公司就像一支军队。军队的任务就是为了打胜仗。一支军队有炮兵、陆军、空军、海军，为了能让各兵种充分发挥战斗力，就必须给他们提供通信、情报、运送弹药、收治伤员的医院等服务。对于一个公司来说，它投资的工厂、销售部、企划部、研发部就是它的战斗部队，而我们秘书科就相当于部队的参谋部，我们这些秘书就相当于参谋。战斗部队和参谋部相当于一辆战车的前后轮，少了谁也不行。”
虽然我来公司已经两年多了，但还从来没像小石这样认真考虑过秘书科与名部门之间的关系和作用，真是有些惭愧。
下午三点多钟，我去给孙总送份文件，孙总说他正准备打电话找我。他说：
“刚才财务部有人打电话来向我告状，说天津一家公司拖欠我们近百万元的货款，是市场部人为造成的。我今晚乘八点半的飞机出差，正准备回家收拾一下，你找个时间把这个问题的情况了解一下，如果不是什么大问题，你就协调一下，把问题解决算了。”
无论发生什么事情，秘书只有知道问题在什么地方发生，才能知道在什么地方解决。回到办公室，我给市场部的人打电话，问天津那家公司的拖欠货款是怎么回事，我想过去找具体经办人了解一下情况，对方说那人刚出去。
玛丽说她知道一些情况，财务部的人对她说起过。事情的经过大致是这样：上个月初，我们公司在天津举行新产品发布会，晚上宴请华北地区的客户。由于销售部起初把天津一客户名单漏了，是在开会的当天才补上去的，所以晚宴上只把这家公司的代表安排与会务工作人员同席，也就没人给他们发纪念品。这家公司的代表觉得自己受了委屈，便以我们公司产品的售后服务不到位为由，拖延到期应付的货款。销售部的人认为，产品发布会是市场部负责筹办的，是他们怠慢了客户，所以市场部应该为这事负责。
过了一会，市场部负责此事的人来电话，说：“这事责任不在我们。公司虽让我们具体筹办会务，但我们把会务工作承包给天津的一家会议公司了。如果销售部一开始不把人家的名单漏报，就不会出现这种事，再说，即使我们出了差错，凭他们销售部的人与用户的老关系，完全可以早就解决这个问题。他们是看我们不顺眼，没事找茬，借题发挥。”
我问：“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决？”
那边电话说：“既然是赖账，就打官司吧。白纸黑字的合同在那里，别把用户惯坏了。”
由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队一样到处灭火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办？
“于雪，我觉得这事也很好办。他们平时也老不把村官当干部，既然这次是孙总让你处理，你就快刀斩乱麻，把两边的具体经办人叫到一起，先各打五十大板再说，让他们自己想办法在规定的时间内把用户搞定，否则，让他们自己去向孙总解释，看他们敢不敢拿自己的饭碗当玩具。”玛丽说。
这样做省事，但不能从根本上解决问题。我说：
“第一，你一上来就拿领导唬人，人家口服心不服，往往是按下葫芦起了瓢，不能从根本上解决问题。即使你这次把人家吓倒了，下次呢？久而久之，就没人买你的账了，你只会给人留下一个狐假虎威的印象；第二，孙总知道了也不一定会高兴，因为人家领导也要以理服人，不能一天到晚威胁人家，动不动就炒人家的鱿鱼。”
“那你想怎么办？”玛丽问。
“怎么办，我现在还没完全想好。但我想第一步是要让他们两家人坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。”
“这两家都不是省油的灯，要这么容易做通工作，问题就不至于拖到现在了。”玛丽不以为然。
但对我来讲，这一步必须得走，要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。
“如果他们仍然各唱各的调，你又怎么办？”
“如果他们两家还是各走各的路，我就告诉他们，我想去趟天津，问他们谁有空陪我走一趟。”我说。
“你去天津干什么？”
“我会告诉他们，我去天津的目的，第一，代表公司孙总向用户道歉；第二，听听用户对我们的售后服务到底有什么意见，他们希望我们在哪些方面改进；第三，告诉用户，我们希望在一个月之内解决问题。”
“你以为用户会听你的，在一个月之内把钱给你？”玛丽还是不以为然。
“管不管用，我还没有完全想好。”我说，“我给个期限，主要是给自己公司两个部门的人听的，期限一过，肯定就是打官司。这两家吵归吵，但他们都明白，两家都有错，这事要是闹到公司事务会上去讨论，真正打官司，这两个部门都会被追究责任，他们谁也好受不到哪里去，所以，我估计他们不一定会让我去天津，会自己想办法摆平。因为我觉得这事不是解决不了，而是他们两家都在赌一口气。”
玛丽点点头：“你这个办法也许管点用，先让他们明白道理，后让他们明白厉害，不让他们觉得你这个人好说话。”
当然，这也不一定是最佳的办法，也许只能算权宜之计。由于秘书经常代理领导行使职权，一些秘书常常会产生一种错觉，以为自己和领导一样拥有实权。对于秘书来说，如果自我感觉特别的好，就会过分地相信自己的能力，在处理各部门之间的矛盾和纠纷的时候，就会非常迷信压服的方式，认为只有采取“高压”，别人才能俯首贴耳。再加上有的领导不容许别人批评自己的秘书，从而养成秘书在公司里飞扬跋扈、欺上瞒下的习惯，以致给自己带来四面“楚歌”。
代理就是代理，代理绝对不是实权！秘书部门是个综合协调部门，因此，除非情况紧急，非动用上司赐予的尚方宝剑不可，在协调一般的部门关系和矛盾时，应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。如果秘书一旦产生了自己拥有实权的感觉，处理问题就会追求“痛快”，这样倒是省时省力，但随时有可能掉进自己挖的陷阱里。
第四部分 十二月第53节 老总请客
十二月某日
从昨晚起，雪就一直没有停下来，没有刮风，这银装素裹的世界，让人感到更加的温暖和舒适。
中午的时候，头又一次提醒玛丽，办公桌不能太凌乱，桌上的东西摆放没有规矩，东西要用的时候却要满世界地去找，影响办公效率。玛丽说根本不会影响办事效率，桌子上表面上很乱，实际上什么东西放什么地方，她心里清楚，一点也不影响办公。
头见她不服，就说她的办公桌破坏了整个办公室的整齐清洁的形象。玛丽还是大大咧咧地说，那是她个人的风格，应该允许多种风格并存。见玛丽越说越没谱，头把脸拉长了：我们这是秘书部门，不是中学生宿舍。秘书做人办事，都讲究严谨规范。玛丽不敢多说了。
下午我去孙总办公室给孙总送文件的时候，孙总问我：“小于，你查一下我的日程表，看我后天晚上有没有安排？”
“没有安排。”我立即回答。孙总每周的每项活动安排都记在我脑子里。
“公司广告部门一共有几个人，包括女士在内？”孙总又问。
“总共八个人，男的五个，女的三个。”
“后天晚上没有安排，我想请他们吃顿饭。”孙总有些高兴地说，“你也知道，我们今年开发的ＧＭＳ仪销路不错，把德国的压了下去了，董事会非常满意，这跟他们广告策划分不开，所以，我想请他们吃顿饭，表示一下公司领导的意思。你也忙前忙后的，就一块参加，这事你就给安排安排吧。”
“孙总亲自设宴犒劳他们，我想他们一定会非常高兴。”我笑着说。上司工作做出了成绩，也有秘书的努力，所以，做秘书的理所当然地可以引以为荣。
“孙总，你看用什么标准？”
因为公司请客，有几种标准，相差也比较悬殊。
孙总笑着问：“按一百五十块钱一位的标准，合适吗？”
“非常合适。孙总，你喜欢淮扬菜，是不是还定在淮扬春大酒楼？”
“那样不太合适吧？”孙总说，“我请他们的客，是想让他们高兴高兴；他们不一定吃得惯淮扬菜，这事你跟他们去商量好了。他们想吃什么就吃什么。”
一回到自己的座位上，我的头脑里就像有台计算机，屏幕立即显示出几个问题：第一，如何通知广告部门？第二，后天宴会之前，还要做哪些准备工作？第三，宴会后有哪些善后工作要做？
很显然，用电话通知广告部门的人不合适。孙总请客，就是为了表示感谢和鼓励，要的就是一种气氛，让大家高兴高兴；用电话通知，冷冰冰的，显得公事公办，气氛出不来。我到他们那里去当面告诉他们，大家一起说说笑笑，甚至开几个无伤大雅的玩笑，那气氛肯定出来了。于是，我来到他们办公室，告诉大家：“孙总为了感谢大家在开发ＧＳＭ仪的辛勤工作，后天晚上请大家的客，请你们一定参加！”
果然，一片欢呼雀跃。
一阵说笑之后，我把广告部牛经理悄悄拉到走廊上：“牛经理，你看后天晚上在什么地方，吃什么比较合适？”
牛经理三十岁出头，精明能干。
“小于，我知道亮马桥那边新开了一家火锅店，价钱、环境和服务都相当不错。”
“涮火锅，档次是不是……” 我有些犹豫。不过，吃火锅似乎是最能出气氛的。
“小于，你放心，档次形象肯定没问题。”孙头说，“包括酒水，每人一百一十八元。”
吃火锅这个价钱倒是不低，现在一般的就四五十元一位，七八十的就比较高了。
“到时候，是不是要注意一下座次？”我又问，因为他们部有两个比较前卫的“新新人类”，在公司里是出了名的。
“除了让孙总坐首席，你我挨着孙总坐外，其他的人爱怎么坐就怎么坐吧。”牛经理满不在乎地说，“你刻意安排他们的座位，大家反而会感到拘束。”
细想想，牛经理说的也对。
“牛经理，还有一件事。”我说，“后天晚上吃饭，我肯定得陪孙总先走一会。这次是按１５０元一位的标准请客；如果实际按１１８元一位的标准，到时还剩３００多块钱，你把剩下的这点钱，给大家买点好看一点的圆珠笔之类的小玩艺儿，给大家作个纪念，也算是孙总的一点意思，怎么样？回头你把发票给我一起报销。”
“这样不太合适。”牛经理犹豫了一阵后说，“如果他们把这些东西带到办公室，再向别的部门炫耀，让别的部门人的看到了，人家会怎么想？ＧＭＳ仪又不是我们一个部门搞出来的，肯定就会有人不服气，今后大家的工作就不会好配合。”
我感到非常不好意思。要不是牛经理提醒，我又犯一个非常低级的错误。
“小于，你放心，我们赚钱的本事不太，但花钱的本事你不用担心。”牛经理见我有些不自在，马上开起玩笑来。
“这样，等你陪孙总走后，我想请他们几个再喝几杯；我估计有孙总在场，这帮傻小子臭丫头高兴归高兴，但不一定放得开，我干脆再找个酒吧，让他们喝个痛快！”
“那这点钱够吗？”我问。
“别说还剩这３００多块钱，就是全部由我个人掏，我也干呀！”
是啊，对于牛经理来说，能得到孙总亲自宴请，就已是收获不小了，自己再掏点钱买痛快，那又算得了什么！
“行，这事就这么定了。”
回到座位上，静下来，我再次把这次宴请的经过像放电影一样在脑子里过了一遍，看是否还有什么疏忽遗漏的地方。刚才幸亏有牛经理提醒，不然真买纪念品的话，就会出现“一步不慎，全盘皆输”的局面。
作为秘书，必须能清楚而正确了解上司指示的意思，只有这样才能正确地传达和执行上司的指示。在执行上司指示的过程中，秘书办事必须缜密周到，容不得半点马虎。优秀的秘书就跟优秀的棋手一样，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。
第四部分 十二月第54节 南丁格尔奖
十二月某日
下午，头让我带几盒礼品到宣武医院，代表姜总看望在那里住院的北京天地贸易公司的总经理文总。天地公司是我们公司一个很重要的客户。
我长到这么大，很少到医院看病；看到医院到处是人来人往，我有些吃惊。由于头事先通知了天地公司，所以当我来到住院病房时，文总的秘书已在门口迎接我。在病房里我只坐了四五分钟就告辞了。在长�
