高效能人士的七个习惯-第11部分

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　　　　强烈的进取心可使人勉为其难，排除不急之务的牵绊。　　　　
　　　　四代时间管理理论的演进　　　　
　　　　习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题，我研究多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。　　　　
　　　　有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。　　　　
　　　　●第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。　　　　
　　　　●第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。　　　　
　　　　●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。　　　　
　　　　这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。　　　　
　　　　现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。　　　　
　　　　


第二部分　个人的成功：从依赖倒独立第五章　习惯三：要事第一（上）（2）　

　　　　——自我管理的原则　　　　
　　　　有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。　　　　
　　　　重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。　　　　
　　　　　　　　　
　　　　——歌德（Goethe），德国诗人　　　　
　　　　请先用几分钟的时间简短回答以下两个问题，这对你培养习惯三将是非常重要的。　　　　
　　　　●有哪件事，你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响，可是却迟迟没有去做？　　　　
　　　　●在事业上有哪件事会产生类似的效果？　　　　
　　　　我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。现在先步入正题——习惯三：要事第一（put　first　things　first）。这个习惯落实了前两个习惯，在日常生活中，随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。　　　　
　　　　要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。　　　　
　　　　前面已强调，管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动，有某种哲学为基础而更近乎艺术，讲究的是关于人生目标、使命等大道理。　　　　
　　　　不过大方向确定之后，应落实于日常生活，此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。我个人对此的格言是：左脑管理，右脑领导。　　　　
　　　　独立意志：有效管理的先决条件　　　　
　　　　除了自我意识、良知与想象力之外，真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。有了它，人类得以做各种抉择，并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。　　　　
　　　　独立意志具有不可思议的力量，屡屡创造奇迹。不过对一般人而言，如何在日常每个决定中发挥独立意志，才是最重要的课题。　　　　
　　　　独立意志的强弱，可由自制力——是否言出必行、言行一致——见出端倪，因此自制力是一项极为重要的品格。　　　　
　　　　有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。　　　　
　　　　自制力一词来源于信徒，他们信奉一种哲学，一套原则或价值观，信奉一个压倒一切的目标或代表这个目标的人。　　　　
　　　　换句话说，自制力来自内部，那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒，具有让感情、冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。　　　　
　　　　葛雷（E。M。Gray）所著《成功的共通性》（The　mon　Denominator　of　Success）一文，深获我心。终其一生，葛雷都在寻找所有成功者共通的秘诀。最后他发现，勤奋、运气或灵活的手腕虽很重要，却非关键，惟有掌握重点才是成功的不二法门。他说：　　　　
　　　　成功者能为失败者所不能为，纵使并非心甘情愿，但为了理想与目标，仍可以凭毅力克服心理障碍。　　　　
　　　　强烈的进取心可使人勉为其难，排除不急之务的牵绊。　　　　
　　　　四代时间管理理论的演进　　　　
　　　　习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题，我研究多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。　　　　
　　　　有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。　　　　
　　　　●第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。　　　　
　　　　●第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。　　　　
　　　　●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。　　　　
　　　　这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。　　　　
　　　　现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。　　　　
　　　　


第二部分　个人的成功：从依赖倒独立第五章　习惯三：要事第一（中）　

　　　　集大成的时间管理理论　　　　
　　　　第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。　　　　
　　　　　　　　　
　　　　然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。　　　　
　　　　第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。　　　　
　　　　第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。　　　　
　　　　不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。　　　　
　　　　管理方法六标准　　　　
　　　　有效的个人管理方法须符合以下标准：　　　　
　　　　一、一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。　　　　
　　　　二、平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失？　　　　
　　　　三、有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。我认为，最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中，每天各有不同的优先标的，但基本上7日一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订定优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。　　　　
　　　　四、重人性：个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。　　　　
　　　　五、能变通：管理方法应为人所用，不可一成不变，视个人作风与需要而调整。　　　　
　　　　六、携带方便：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。　　　　
　　　　根据实际经验，我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实，许多优秀的第三代管理工具，也值得采用，只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心，建立起充分掌握重点的一周行事历。　　　　
　　　　个人管理四步骤　　　　
　　　　有效的个人管理可分为四个步骤：　　　　
　　　　●确定角色——首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。　　　　
　　　　不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。　　　　
　　　　请看以下两例，是一般人如何看待他们所扮演的各种角色：　　　　
　　　　一、个人　　　　
　　　　二、丈夫/父亲　　　　
　　　　三、新产品经理　　　　
　　　　四、研究经理　　　　
　　　　五、人事经理　　　　
　　　　六、行政经理　　　　
　　　　七、公司董事长　　　　
　　　　一、个人发展　　　　
　　　　二、妻子　　　　
　　　　三、母亲　　　　
　　　　四、房地产推销员　　　　
　　　　五、主日学老师　　　　
　　　　六、交响乐团董事　　　　
　　　　●选择目标——其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果，列入目标栏中（请看表五…2）。　　　　
　　　　这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。　　　　
　　　　●安排进度——现在，根据上面所列目标，安排未来7天的行程。比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日（或一周中对你最有意义或最特殊的一天），正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。　　　　
　　　　再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排3至4天，每天运动1小时。　　　　
　　　　有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在全家共聚一堂时实现。　　　　
　　　　每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则便取消或更改时间。　　　　
　　　　在表五…2中，一共有19个目标，大致都很重要，分别安排在7天内。左下角的方格是“精益求精”栏，提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面，来检讨追求人生目标后的情况。详情请参阅第十章。　　　　
　　　　经过一番规划，这张“一周行事历”中，居然还留有不少空白。足以应付突发事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中，便无须瞻前顾后。　　　　
　　　　●逐日调整——每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。　　　　
　　　　从以上的实例，你是否已心领神会这种做法的可贵之处？依据我个人的心得，以及许多人受益的情形，我深信这种做法确实不同凡响。　　　　
　　　　执行程序　　　　
　　　　第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后，计算机必须加以执行。　　　　
　　　　顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动，岂不轻松愉快？至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验着自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。　　　　
　　　　俗语说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历，必要时仍须有所更动。只要把握原则，任何调整都心安理得。　　　　
　　　　我有个儿子，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。到后来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利，他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全打破。　　　　
　　　　原本他只安排了10至15分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了1个半小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明，对人不可讲效率，对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。　　　　
　　　　为人父母者，尤其是母亲，常耗费所有的时间照顾小孩，以致一事无成，备感挫折。但挫折多来自有所期望，而这期望反映的却是社会价值观，不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感，可以依靠习惯二——以终为始。　　　　
　　　　第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。　　　　　
　　　　


第二部分　个人的成功：从依赖倒独立第五章　习惯三：要事第一（下）

　　　　　高效能的秘诀——授权　　　　
　　　　授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。　　　　
　　　　其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力